Задача по созданию цифровых архивов поставлена перед многими предприятиями и организациями. Работа предстоит масштабная и непростая. Нередко документация имеет вид, трудно поддающийся сканированию. Поэтому информация может быть существенно искажена либо вовсе нечитабельна. Высокоточное распознавание документов https://beorg.ru/komplekty-dokumentov/ реально, если пользоваться современным оборудованием и ПО с участием так называемого ИИ (искусственного интеллекта).
Кому нужна архивация
Наличие архивных электронных баз необходимо таким субъектам, организациям и структурным единицам, как:
- бухгалтерии;
- отделы кадров;
- архивные службы;
- юристы;
- издательства и типографии;
- музеи;
- проектные фирмы;
- образовательные учреждения;
- библиотеки и т. д.
Суть оцифровки
Преобразование изображений с бумажных носителей в цифровой продукт позволяет на несколько порядков сократить физическое место для хранения архива. Грубо говоря:
- или складировать кипы бумаг на стеллажах подвалов;
- или расположить всё то же самое на неограниченных просторах компьютерных дисков, флешек и облачных сервисов.
Чувствуете разницу?
Рекомендации по систематизации
Прежде чем заказывать сканирование документов с распознаванием, тщательно продумайте структуру будущей инфобазы:
- разделы, подразделы;
- теги (ключевые слова, по которым через справочник легко найти нужный материал);
- уровни доступа к архивам;
- характер размещения цифровых данных – на виртуальном «облаке» либо в корневых директориях внутренней компьютерной сети.
Имеет смысл дублировать информацию на разных носителях. Если не всю, то хотя бы наиболее значимую.